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省人化でスマート経営!社員同士をつなぐ最新事例とは?

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この記事では、省人化に伴うコミュニケーション不足の解消を考える総務担当者の方、各部門の管理職の方向けに、人手不足を解消するために省人化・無人化を進めている企業向けの解決策や、導入に伴う問題点を紹介しています。

具体的には「総務・経理系」の社内業務における、RPA導入・ペーパーレス・アウトソーシングなどについて触れています。
省人化・無人化が進むと、どうしても社内のコミュニケーション活性化がおろそかになります。それを補うための技術も日々進歩しており、社内サイネージなどを採用し、コミュニケーションの円滑化に成功した企業も少なくありません。
社員個々のワークライフバランスを向上させる「働き方改革」を自社で取り組み、真の意味でスマート経営を実現するためには何が必要なのか、注目すべき事象と技術に迫ります。

省人化・無人化を実現する仕組みについて知る

売上に直結する営業部などと比較すると、定型的な作業を行う総務・経理系の部署では、業務の外注化・RPA(Robotic Process Automation)による自動化が進んでいます。
給与計算・会計帳簿作成などのアウトソーシング先として、かつては会計事務所や給与計算センターなどが挙げられましたが、ランサーズやクラウドワークスなど、フリーランスの集まる総合型クラウドソーシングサイトにも注目が集まっています。
RPAも、時間短縮と正確性を両立させる優秀な技術です。
「Dr.経費精算」による伝票データの入力や、「NICE」による帳簿作成など、人間が作業すると必ずミスが発生するであろう作業も、ロボットであるRPAを使えば時間を短縮しつつ正確に処理できるようになります。
いずれの方法にも共通しているのは、限られた社内リソースを単純作業に振り分けることを廃止している点で、専門家・ロボットの手により確実な結果を得られることがメリットです。
また、印刷コスト削減・資料閲覧と承認の簡略化・セキュリティ対策などの観点からペーパーレス化が進んだことも、人手を減らす一因となっています。

省人化技術導入とコミュニケーション不足との関係性について知る

アウトソーシング・RPAなどを活用して、一見すると人手を減らすことと業務効率化を両立できているように思える職場でも、少人数ならではの問題に直面しています。
それは「コミュニケーション不足」という、少人数化とは相反するような問題です。
無駄な作業が減ってスタッフが固定化すれば、それだけ濃密なコミュニケーションがとれるものと考えがちですが、実際のところ多くのオフィスで逆の現象が起こっています。
対話の必要が少なくなり、メールでの連絡が増えた結果、相手に配慮したコミュニケーションがとりにくくなったのです。

部門・事業所間のコミュニケーションは、物理的な距離の遠さから、連携がとりにくくなるケースが想定されます。
それでは自分が働いている部署内なら大丈夫かといえばそうでもなく、年齢層・性別に差が生じてしまうと、社員お互いが望むコミュニケーションのレベルに差が生じやすくなり、隣の社員がどんな仕事をしているのかよく分からないような状況が生じる可能性もあります。
もちろん、オフィスで起こる問題の全てが、人間関係に起因するものではありません。
もともとの役割分担がはっきりしていなかったり、それぞれの長所を活かせる配置でなかったり、ビジネス用語の解釈が共通でなかったりと、コミュニケーション以前の問題が関係している場合は往々にして存在します。
それでも、最終的に会社のコア・コンピタンスは人間ですから、社員同士の意思が通じ合っていないことには、どんなに作業を短縮できても、ワークライフバランスの向上につながるとは必ずしも言い切れないようです。

求められる「社員同士をつなぐ技術」について知る

作業の効率化・短縮化を進めるのは、会社のリソースをより重要な仕事に割り振るためです。それはつまり、人間にしかできない仕事の価値を高めるための手段と言えます。
単純作業を自動化・アウトソーシングできるようになった状況下では、社員同士で垣根を超えて、より濃密なコミュニケーションをとれる環境の構築が求められます。そのための改善策も各社で導入されており、社員に与えるメリットも考慮されています。

昼食の費用を会社負担とする代わりに、業務上接点のない相手と昼食を一緒にとる「シャッフルランチ」は、社内の人間関係に詳しくなり、しかも極力ランチの負担を抑えられるという、若手社員にとってはありがたい制度です。
他に、アナログな面での対策としては、直属の上司とは違う上司と面談する、異なる部署も含めた交流会を開催するなどの施策もあります。デジタルな面では、かつての社内報にあたる機能をSNSで実現する方法が注目されており、賞賛をオープンに伝え合う目的で導入されています。賞賛が少額給与になった「ピアボーナス」の概念がある、Uniposなどが有名です。

新しい施策としては「社内サイネージ」があり、社内行事・活動内容などをサイネージ上に掲載することで、コミュニケーションの活発化につながったケースもあります。
サイネージと聞くと、公共期間などの広告掲載に利用されるイメージが強いかもしれませんが、社内サイネージは「社内で共有したい情報」を随時掲載できるため、広告以上に情報伝達の双方向化が期待できます。

https://willsmart.co.jp/works/w-office/3507.html

株式会社JR東日本情報システムでは、株式会社Will Smartのオフィスサイネージ「Will Sign」を導入し、社内の各フロアに社内サイネージを10台配置しています。
導入した意図は、コミュニケーションの促進やワークライフバランスなど全部で4つあり、実際に導入されたことにより、社内表彰情報・イベント情報・定年退職者情報など、社員に関する情報が掲載されて社員同士の関係性がより深まるきっかけになっています。
社員個々のワークライフバランスを充実させる方法の一つとして、今後より注目されるコミュニケーションツールの一つです。

まとめ

スマート経営を成立させる要諦は、情報と時間をいかに有効に活用するかです。
会社の視点としては、社員の仕事の質を高めつつ、単純作業を効率的に消化することが求められます。

自社で行う必要のない作業はRPA・アウトソーシングを使い、自社の資源を最大限投入すべきプロジェクトにこそ社員のエネルギーを集中させる必要があります。
それを実現させるのは「社員同士の良質なコミュニケーション」であると改めて気付いた会社も多く、社内サイネージのような新しい技術も注目を集めています。

省人化するからこそ、社員同士の深いコミュニケーションをとる。
それこそが「真のスマート経営」の鍵と言えそうです。

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