配車システムとは？導入で実現する業務改革と選定のポイントを徹底解説

　配車業務では、配送先や時間指定、車両やドライバーの状況など、多くの事柄を同時に考えながら最適な計画を立てる必要があります。本記事では、配車業務の効率化を実現する配車システムの基本的な機能から、導入による具体的なメリット、システム選定時の重要なポイントまでを解説します。

配車システムとは

配車システムとは、配車業務を効率化するシステムのことです。従来、配車業務は熟練の配車担当者の経験と勘に頼っていましたが、データとテクノロジーの力によって時間や手間をかけずに最適化することが可能となりました。
具体的には、配送先の位置情報や時間指定、車両の積載能力、ドライバーの労働時間など、様々な制約条件を考慮しながら最適な配車計画を立案できます。さらに、GPS機能との連携により、リアルタイムな運行管理を行うことができます。これによって、突発的な事態への迅速な対応や配送状況の可視化が図れるようになりました。
また、日々の配車業務から生まれる各種データの一元管理により、より戦略的な意思決定が可能です。こうして蓄積されたデータは、将来の配車計画の最適化や業務改善のための貴重な資産として活用することができます。

配車システムの主要機能

配車システムの機能は、上記の表のように大きく3つに分類されます。基本機能は日々の配車計画作成と実行管理を担い、配送業務の中核となるものです。管理機能では、労務管理や原価管理、請求管理といった間接業務の効率化を実現します。さらに分析機能により、蓄積されたデータを活用した経営判断の支援が可能となります。これらの機能が有機的に連携することで、業務全体の最適化を実現することができます。

配車システム導入のメリット

配車システムを導入するとどんなメリットが得られるのでしょうか。

業務効率化

配車システムの導入により、配車業務の効率は飛躍的に向上します。例えば、従来4〜5時間かかっていた配車計画の作成が、30分程度で完了するようになります。これは、システムが自動的に最適なルートを計算し、各種制約条件をチェックするためです。
また、ペーパーレス化により、配車表の作成・修正・配布にかかる時間も大幅に削減されます。急な配送先の変更や緊急の追加依頼にも、システム上で即座に対応が可能です。
さらに、リアルタイムな運行状況の把握により、顧客からの問い合わせにも迅速な対応が可能になります。「今、どこを走っているか」「到着予定時刻は何時か」といった質問に、即座に正確な回答ができるようになります。

コスト削減

配車システムの導入は、様々な面でコストの削減に貢献します。最も大きな効果が見られるのは、車両の稼働率向上です。最適なルート計算により、無駄な走行距離が削減され、1台あたりの配送件数が増加します。これにより、燃料費の削減と車両数の最適化が実現します。
人件費の面でも大きな効果が期待できるでしょう。配車担当者の残業時間が削減されるだけでなく、ドライバーの労働時間も最適化されます。さらに、データに基づく運行管理により、急な残業や手待ち時間も最小限に抑えることも可能です。
また、すべての配送データが正確に記録されることで、運行コストの可視化が進みます。「どの配送ルートが最もコストがかかっているか」「どの時間帯が非効率なのか」といった分析が可能になり、継続的なコスト改善のための基盤となります。

配車システム選びのポイント

システム選定は、将来の事業成長を左右する重要な意思決定です。本質的な評価ポイントを解説します。

機能面での評価ポイント

配車システムを選ぶ際の機能面では、4つの重要な観点から評価を行う必要があります。最も重要なのが「基本機能」で、配車計画・実行管理の充実度を確認します。次に注目すべきは「拡張性」です。将来的な機能追加がどの程度容易にできるかを評価します。
また、「外部連携のしやすさ」として既存システムとの接続性も重要な要素となります。そして「操作性」では、実際の利用者目線での使いやすさを評価することが大切です。特に基本機能と操作性は、日々の業務に直結する重要な要素となるため、慎重な評価が求められます。

非機能面での評価ポイント

システムの選定では、機能面だけでなく、非機能面での評価も重要です。まず、運用負荷の現実的な見積もりが必要です。いくら優れた機能を持つシステムでも、日々の運用に過度な手間がかかっては本末転倒です。データのバックアップ方法、システムの更新手順、トラブル時の対応フローなど、運用面での負担を事前に確認しましょう。
セキュリティ面での要件も慎重に確認が必要です。特に、顧客情報や配送情報など、機密性の高いデータを扱う配車システムでは、アクセス制御やデータ暗号化などのセキュリティ機能が不可欠です。また、システムの冗長性や災害対策なども、事業継続の観点から重要な評価ポイントとなります。
さらに、導入後のサポート体制も重要な評価要素です。システムの操作方法に関する問い合わせや、突発的なトラブル対応など、様々な場面でベンダーのサポートが必要となります。サポート窓口の営業時間、対応スピード、そしてサポート担当者の技術力も重要です。具体的には、配車システムの機能や運用に関する十分な知識を持ち合わせているか、物流業界特有の課題や用語を理解しているか、類似システムのトラブル対応経験が豊富かといった点を、事前に確認しておくべきでしょう。

投資対効果の考え方

配車システムへの投資は、単なるコストではなく、事業成長のための戦略的投資として捉える必要があります。システム導入の総コストを検討する際は、初期導入費用だけでなく、月額利用料、保守費用、通信費用など、運用段階で発生する費用も含めて検討しましょう。また、社内の運用体制整備や教育にかかるコストも考慮に入れる必要があります。
効果測定の面では、定量的な指標と定性的な指標の両面からの評価が重要です。定量的な効果としては、配車計画作成時間の短縮率、燃料費の削減額、車両稼働率の向上率など、具体的な数値で測定可能な項目を設定します。定性的な効果としては、従業員の働き方改革、顧客満足度の向上、環境負荷の低減など、数値化が難しい項目も適切に評価します。
そして、投資回収期間の設定も重要です。一般的に配車システムの導入効果は、6ヶ月から1年程度で現れ始めます。ただし、業務プロセスの見直しや社内の意識改革なども必要となるため、効果の発現には一定の時間がかかることを念頭に置く必要があります。

まとめ

配車システムは、業務効率化とコスト削減を実現する戦略的なツールです。導入に際しては、機能面だけでなく、運用面や投資対効果まで、総合的な観点での検討が不可欠です。自社にあったシステムを検討・選定し、効果的な導入につながるよう意識することが重要になります。